働き方改革の推進に伴い、経営企画、財務管理、人事など、いわゆる管理部門の業務の効率化が求められている。そのためにさまざまなテクノロジーが活用されているが、その中でも特に導入が遅れているのが法務関係の業務だ。
しかし、近年は少しずつ、法務とテクノロジーをかけ合わせてソリューションを提供する「リーガルテック」が広がり始めている。契約書等の法律文書作成領域では、機械学習の自然言語処理精度の向上も追い風となり、数多くのスタートアップが新規参入を果たしてきている状況だ。
リーガルテック市場は今後どのような展開を迎え、企業の法務はどう変わっていくのか。その現状や課題、今後の展望を、契約マネジメントシステムを提供する注目のスタートアップ企業、Holmesの創業者で代表取締役の笹原健太氏に聞いた。
「契約書のペーパーレス化＝リーガルテック」ではない
笹原氏は弁護士として活動していたが、17年にリグシー（現Holmes）を設立し、契約マネジメントシステム「Holmes」（現ホームズクラウド）の提供を開始した。
ホームズクラウドでは、企業の契約業務全般を最適化するソリューションを提供。電子契約を始めとする契約書の作成・承認・締結といった全行程をトータルで管理できるほか、複数の契約から構成されるプロジェクト全体の進捗管理も可能となる。
他部署や他社の関係者とのコラボレーションが重視される昨今だが、ホームズクラウドでもクラウド上で関係者と交渉内容や契約条件などを共有できる。契約業務全般を素早くスムーズに進められるのが大きな特徴だ。
一見、リーガルテックといえば、契約書をペーパーレス化することのように思える。19年4月には、書面による交付が義務付けられていた「労働条件通知」の電磁的交付が解禁された。10月には国土交通省が実施する「賃貸借契約における電子書面交付」の社会実験も始まっている。
しかし、笹原氏は「契約のデジタル化は契約書のペーパーレス化とイコールではありません。ホームズクラウドは単なるペーパーレスソリューションではなく、契約マネジメントそのものの最適化を目指しています」と説明する。ペーパーレス化は手段であり目的ではない。紙をむりやり電子化するのは最適ではないと笹原氏は考えているという。
「紙はパッと書けてすぐに渡せたり、絵や図柄をすぐに描けたりと、ユーザー体験がいいのです。ITの世界にいればいるほど、紙の素晴らしさを感じます。活版印刷ができてから約600年弱たちますが、ペーパーレス化によってそれが今後数十年でなくなるとは思えません。紙もデータも一長一短なので、私たちはそれぞれのいいとこどりをして最適な契約システムを作ろうとしています」
それでは、どのような「いいとこどり」をしているのだろうか。紙のデメリットを挙げるとすれば、1つ目は「データが取れない」点だという。1通の契約書が回覧板のように各部署を回っていては、どこのフローで止まっているか分からないため、オペレーションの改善がしづらい。また、契約までの所要時間が長い場合、顧客の考えが変わって契約がなくなり、売上自体が消えるリスクも生まれてしまう。しかし、データであれば契約までのリードタイムを予測できるようになるほか、契約金額の平均を出したり、契約リスクを可視化したりできる。
紙のデメリットの2点目は「ミスの増加」だ。紙の契約書を作成する場合、Wordでドラフトを作る企業が多い。ただ、Wordは自由度が高い半面、契約の知識がなければどこを直せばいいのか分かりづらい。
「契約には条項が書いてありますが、Wordならどこでも編集できてしまいます。それに、例えば、5ページの契約書の中から5カ所しか変える必要がない契約書だと、5ページの中から変更部分を探し出すのは大変ですよね。それならECサイトのように、必要な項目を入力していくだけで契約書に反映されるほうがいい。そこをデジタル化することによって、営業や人事の現場でもミス・漏れなくスピーディーに契約業務を進めることが可能になります」
契約による損失や契約上の見落としを明らかにする
では、ホームズクラウドはIT化による業務効率化を実現するソリューションなのか、というとそのような単純な話ではない。もう1つの重要な視点は、「リーガルテックを活用して何を生み出すのか」ということだ。仕事が楽になるだけでなく、リーガルテックによって起こりうる損失を回避し、契約上の見落としなどを明らかにする。それらは企業にとって利益やリスクヘッジにもなる。
シードステージ（会社設立前の準備期）のスタートアップを投資対象とするベンチャーキャピタルのCoral Capitalは、投資プロジェクトの時間を短縮すべくホームズ プロジェクトクラウドを導入した。シードステージの事業は、投資実行のスピード感と、手続きの正確性が重要になる。
そこで、投資を行う際の書類回収から送金までの過程を、顧客の契約ごとにホームズ プロジェクトクラウドで一元管理するようになった。その結果、投資業務がプロジェクト内で完結するため、業務が明確化し、送金指示依頼や着金確認もスムーズになったという。
「ベンチャーキャピタルは投資契約を結んで終わりではなく、前後に会社法上の手続きなど関連業務が多くあります。投資先の業績把握も必要なので、決算書を見たり、毎年株主総会に出たりする必要もあり、業務は多岐にわたります。そんななか、決算書がない、登記していなかったとなると大問題です。しかし、投資を実行して入金が終わったあとに、多数の案件があるなかで登記を1件1件確認してくのは大変です。だから、ホームズ プロジェクトクラウドでは、投資先ごとに全てのフェーズを設定して、進捗を確認できるようにしています」
時代の変化によってビジネスは多様化してきている。今は同じ企業内でもさまざまな契約の業態があり、新しいビジネスモデルも次々と生まれる時代だ。そのなかで、現場が契約を全て把握するのは難しい。そのため、ある程度仕組みを作り、現場が考えなくともミスなく正確に契約フローを進められる形が求められている。笹原氏は「しっかりマネジメントしてフローを構築し、権利義務を自然と実現させていくのが私たちの課題です」と意気込む。
「売上に計上できたものができていなかったり、無料で修理できたはずが権利を把握しておらず自社で修理してしまったりという事例は無数にあふれています。契約がきちんと管理できていないことによって生じるコストやロスは、数字では出ませんが肌感覚としてみんな持っているはずです。売上や経費に直結するのが契約なのです」
契約の「面倒くさい」「難しい」を解消したい
契約業務は専門的に学んでいなければ、やはり面倒くさく、内容が難しいイメージが先行する。しかし、本来契約書は契約のいち“点”でしかない。権利義務が詰まっていて、会社の売上に直結するものだ。「それをペーパーレス化したところで、契約業務の面倒くささが解決するとは思えない」と笹原氏は語る。
そこで笹原氏が挙げたのは、Dropboxの例だ。11年前にDropboxが誕生し、人々は革命だと驚いた。しかし、紙が電子化され、クラウドストレージで管理されるようになった今でも、Dropboxでは何も解決していない。倉庫にあった書類の保管場所がDropboxに移っただけであり、根本的に課題を解決したわけではないというのが笹原氏の考えだ。
「確かに電子化はエポックメイキングですし、Dropboxは素晴らしいプロダクトです。しかし、次のステップではDropbox上にあるものを意味付け、ひも付けして、さらに関連情報をどう見つけ出せるようにするかが重要です」
電子化した契約でも、誰が担当し、どういう経緯で契約したもので、最新バージョンはどのファイルなのか、登記はどうなっているか、代金は履行しているか……そういった情報が可視化されなければ、根本的な解決にはならない。だからこそ、「契約全体や別の契約とのつながりをきちんと構造的に捉える仕組みを作りたい」と笹原氏は主張する。
「次のステップでは、契約の発生頻度や契約の種類、契約のライフサイクルなどのデータを生かしたいと考えています。どのような権利がこの契約にあるのか、契約書を見て読み解くのは時間がかかるし難しい。それなら、契約書から重要な項目を箇条書きにしてデータ化しておくだけでも、有する権利を類型的に把握し、社内に周知できます。今後ナレッジが蓄積していけば、アナリティクスもやっていきたいですね」
また、セールスフォースのような柔軟性も備えたいと話す。市場にはホームズクラウド以外にも、リーガルテックを活用したさまざまなソリューションが出てきている。そこで、ホームズクラウドがプラットフォームとなり、他社のサービスをアプリケーションのような形でホームズクラウド上で使える機能を搭載したいと考えているそうだ。
これがもし実現すれば、ホームズクラウドで作った契約書を他社のAIアプリがレビューしてくれるような仕組みが可能になるかもしれない。